Vor Abgabe der eigentlichen Erklärung muss diese mindestens 3 Monate zuvor angemeldet werden. Die Anmeldung soll bei dem Standesamt erfolgen, bei dem anschließend auch die Erklärung abgegeben werden soll. Dies wird aus praktischen Gründen meistens das Standesamt am eigenen Wohnsitz sein. Die Ankündigung muss schriftlich (nicht per Email) oder persönlich im Standesamt (nicht telefonisch) erfolgen.
Welcher neue Geschlechtseintrag und welchen Vornamen Sie zukünftig führen wollen, müssen Sie bei der Anmeldung noch nicht angegeben. Wenn Sie den gewünschten Geschlechtseintrag und die neuen Vornamen bei Anmeldung der Erklärung doch schon angeben, können wir für Sie prüfen, ob die gewünschten Vornamen für Sie möglich sind (siehe „Welche Vornamen kann ich führen?“). Die Angaben zum neuen Geschlechtseintrag und den neuen Vornamen in der Anmeldung der Erklärung sind nicht verbindlich. Sie können sich bis zur Abgabe der eigentlichen Erklärung noch umentscheiden.
Nach Ablauf von drei Monaten nach der Anmeldung kann die eigentliche Erklärung abgegeben werden. Die Erklärung kann nur bei persönlicher Vorsprache im Standesamt abgegeben werden. Hierzu vereinbaren wir im Voraus einen Termin mit Ihnen. Wird die Erklärung nicht spätestens sechs Monate nach der Ankündigung abgegeben, verfällt die Anmeldung. Soll dann trotzdem später doch noch eine Erklärung abgegeben werden, muss die Anmeldung wiederholt werden. Es kommt dann erneut zu einer Wartefrist von drei Monaten, bevor die Erklärung abgegeben werden kann.
Die Erklärung wird wirksam, wenn das für die Entgegennahme zuständige Standesamt die Erklärung von uns per Post erhalten hat. Zuständig für die Entgegennahme ist das Standesamt des deutschen Geburtseintrages. Ist eine Person außerhalb Deutschlands geboren und hat keinen deutschen Geburtseintrag, ist das deutsche Standesamt seines Ehe- oder Lebenspartnerschaftseintrages zuständig. Hat die Person in Deutschland keinen Ehe- oder Lebenspartnerschaftseintrag, ist das Standesamt des (letzten) deutschen Wohnsitzes oder gewöhnlichen Aufenthaltes zuständig. War die Person noch nie in Deutschland und hat keine deutschen Geburts-, Ehe- oder Lebenspartnerschaftseinträge, dann ist das Standesamt I Berlin zuständig für die Entgegennahme. Mit der Entgegenahme wird der entsprechende Registereintrag geändert, eine Bescheinigung ausgestellt und das Meldeamt des Wohnsitzes benachrichtigt.
Erst im Anschluss können im Bürgerbüro der Wohnsitzgemeinde neue Ausweispapiere beantragt werden. Zwischen der Abgabe der Erklärung und dem Erhalt neuer Papiere können also mehrere Wochen vergehen.